برای دسترسی به سامانه مؤدیان از منوی «عملیات روزانه» بخش عملیات بازرگانی «فروش» را باز کنید. آخرین گزینه این لیست «سامانه مؤدیان» را انتخاب کنید و وارد شوید. همچنین برای دسترسی سریع به «سامانه مؤدیان» می­توانید از کلید میانبر ترکیبی (Ctrl+shift+T) استفاده کنید (تصویر شماره 1).

تصویر شماره 1

در صفحه سامانه مؤدیان سه تب «کنترل فاکتورها»، «مرور فاکتورهای کنترل شده» و «ارسال به صورت حساب الکترونیکی» وجود دارد. البته اگر برای اولین بار وارد این بخش شده ­اید تنها تب «کنترل فاکتورها» قابل مشاهده است و با ادامه مراحل لازم تب­ های بعدی باز خواهند شد. (تصویر شماره 2)

تصویر شماره 2

کنترل فاکتورها

در این بخش می­توانید با تکمیل فیلد «شماره فاکتور» یا «تاریخ فاکتور» و با تعیین «نوع فاکتور» (رسمی، غیررسمی و یا هر دو)، لیستی از فاکتورها را با تاریخ آخرین صورتحساب مالیاتی و بعد از آن مشاهده نمایید.

نکته: برای نمایش هر شناسه کالا یک ردیف جدید ایجاد می­شود، به همین دلیل در فاکتورهایی که چند کالای مختلف وجود داشته باشد، یک شماره فاکتور چند بار تکرار میشود.

 بر اساس وضعیت فاکتورها، ردیف ­ها به رنگ های مختلف نمایان می­شوند. در بالای سمت چپ صفحه، راهنمای الگوی رنگی وضعیت فاکتورها نمایش داده شده است (تصویر شماره 3).

(تصویر شماره 3).

زمانی که وضعیت فاکتوری به رنگ قرمز نمایش داده می­شود بیانگر این است که در بخش تعداد یا فی آن فاکتور مقداری ثبت نشده است. برای رفع این مشکل می­توانید با دبل کلیک روی نام فاکتور مورد نظر به صفحه «فاکتور فروش» منتقل شوید و در آنجا تعداد و فی را اصلاح نمایید (تصویر شماره 4).

تصویر شماره 4

اگر فاکتوری با رنگ زرد نمایش داده شود به دلیل وجود نقص در اطلاعات تکمیلی است. برای رفع این مشکل با دبل کلیک به صفحه اطلاعات فاکتور منتقل خواهید شد و در آنجا می­توانید طرف حساب انتخاب شده در فاکتور را مشاهده کنید. قبل از ثبت اطلاعات تکمیلی باید چک شود که آیا شخص (حقیقی، حقوقی یا مصرف کننده نهایی) درست تعریف شده است. در ادامه جهت تکمیل و ثبت اطلاعاتی نظیر شماره اقتصادی، شناسه ثبت و کدپستی از مسیرهای زیر در منوی «اطلاعات پایه» اقدام نمایید. اگر حساب تفصیلی بود از مسیر «معرفی حساب» سپس «تعریف حساب­ها» وارد «ثبت اطلاعات تکمیلی» شوید. همچنین برای دسترسی سریع می­توانید از میانبر «Ctrl+N» استفاده نمایید (تصویر شماره 5).

تصویر شماره 5

و اگر حساب تفصیلی ثابت بود از مسیر «معرفی تفصیلی ثابت» سپس «تعریف تفصیلی ثابت» به «ثبت اطلاعات تکمیلی» دسترسی پیدا کنید. همچنین برای دسترسی سریع می­توانید از میانبر «Ctrl+D» استفاده نمایید (تصویر شماره 6).

تصویر شماره 6

نکته: توجه داشته باشید برای مصرف کننده نهایی نیازی به تعریف این موارد نیست.

در حالتی که رنگ فاکتور نارنجی باشد نشان دهنده­ ی این است که شناسه کالا یا واحد شمارش صحیح نیست. برای رفع این خطا باید برای هر کالا شناسه و واحد شمارش صحیح ثبت شود. برای تعریف یا اصلاح شناسه کالا از منوی «اطلاعات پایه» به قسمت «معرفی کالا» سپس «تعریف کالا» مراجعه کنید. همچنین برای دسترسی سریع می­توانید از میانبر «Shift+F3» استفاده نمایید. در صفحه «معرفی کالا» برای وارد کردن شناسه 13 رقمی آن کالا روی دکمه ویرایش در همان سطر کلیک کنید و بعد از وارد کردن شناسه روی دکمه «ثبت ویرایش» کلیک کنید (تصویر شماره 7).

تصویر شماره 7

برای تعریف یا اصلاح واحد شمارش از منوی «اطلاعات پایه» به قسمت «معرفی کالا» سپس «تعریف واحد شمارش هر کالا» مراجعه کنید. همچنین برای دسترسی سریع می­توانید از میانبر «Shift+F4» استفاده نمایید. در این صفحه ابتدا نام کالا و در گام بعد واحد شمارش را انتخاب کنید. در پایان دکمه ثبت را بزنید (تصویر شماره 8). توجه کنید که در قسمت تعریف «واحد شمارش» هر کالا باید واحد شمارش مناسب و حتماً از نوع دارایی باشد.

تصویر شماره 8

زمانی که فاکتورها صحیح باشند به رنگ سبز نشان داده می­شوند. برای ادامه کار آنها را به ترتیب تاریخ و شماره فاکتور انتخاب و در پایین صفحه رو دکمه «مرور فاکتورهای کنترل شده به ترتیب تاریخ» کلیک نمایید (تصویر شماره 9). با این عمل فرم استعلام کد اقتصادی باز می­شود.

تصویر شماره 9

در صفحه استعلام اگر شخص انتخاب شده در فاکتور حقیقی یا حقوقی باشد با کلیک روی دکمه «استعلام مشتریان» ـ در صورت صحیح بودن شماره اقتصادی ـ سبز می­شوند. به خاطر داشته باشید با درج صحیح شماره اقتصادی سایر اطلاعات فاکتور (نظیر نام شرکت، کدپستی، آدرس و ...) به صورت هوشمند فراخوانی می­شود و با کلیک روی دکمه بروزرسانی در هر سطر اطلاعات تکمیلی آن طرف حساب نمایان شده و به رنگ سبز در می­ آیند. ولی اگر صحیح نباشد به رنگ قرمز در می ­آید و داخل سطرها کلمه «نامعتبر» را مشاهده می ­کنید. اگر طرف حساب انتخاب شده در فاکتور، مصرف کننده نهایی باشد، چون شماره اقتصادی ندارد، سطرها به رنگ قرمز در می ­آیند و اطلاعات داخل سطرها «نامعتبر» می­باشند. با این حال با بستن فرم می­توانید ادامه دهید (تصویر شماره 10).

تصویر شماره 10

 اگر همه شماره ­های اقتصادی صحیح و به رنگ سبز باشند با بستن فرم استعلام می­توانید ادامه دهید در غیر اینصورت با پیغام «لطفاً شماره­ های اقتصادی نامعتبر را در اطلاعات تکمیلی اصلاح کنید و مجدد روی دکمه نمایش کلیک کنید» مواجه خواهید شد (تصویر شماره 11).

تصویر شماره 11

پس از درج شماره ­های اقتصادی صحیح می­توان در صفحه «مرور فاکتورهای کنترل شده» فاکتورهایی را مشاهده کرد که بعد از آخرین صورتحساب مالیاتی صادر شده­ اند. اگر قبلاً فاکتوری به کارپوشه ارسال شده باشد شماره آن در قسمت «آخرین شماره صورتحساب مالیاتی» نمایش داده می­شود. شماره اولین فاکتور لیست باید یک رقم بیشتر از آخرین شماره ارسال شده باشد. اگر در این قسمت شماره اقتصادی استعلام گرفته نشده باشد یا تغییر کرده باشد دکمه «برگشت فاکتورهای کنترل شده» فعال می­شود و با کلیک روی این دکمه به مرحله «کنترل فاکتورها» برگشت داده می­شوید. مجدد باید تمامی فاکتورها انتخاب و استعلام شوند و بار دیگر وارد مرحله «مرور فاکتورهای کنترل شده» می­شوید و در صورت نداشتن مشکل دکمه «پردازش و صدور صورتحساب» فعال خواهد شد (تصویر شماره 12).

تصویر شماره 12

در صفحه «ارسال به صورت حساب الکترونیکی» فاکتورهای انتخاب شده در مرحله قبل، در این مرحله آماده ارسال به سامانه هستند. به منظور مشاهده دسته­ بندی شده می­توان از لیست «نوع صورت حساب» در بالای صفحه بر حسب نیاز وضعیت مورد نظر را انتخاب کرد. در ابتدا وضعیت تمامی فاکتورها «ارسال نشده» می­باشد. برای ارسال فاکتورها به سامانه در هر ردیف روی دکمه «ارسال» کلیک می­کنیم و بعد از انتخاب دکمه ارسال «شماره منحصر به فرد مالیاتی» ساخته می­شود. زمانی که کاربر تمایل داشته باشد فاکتورها را به طور گروهی ارسال کند می­تواند از دکمه «ارسال کلی به سامانه مؤدیان» در سمت چپ پایین صفحه که قابلیت ارسال 50 عدد فاکتور را به طور همزمان فراهم می­کند استفاده نماید.

اگر فاکتور در سامانه یا کارپوشه ثبت شده باشد وضعیت فاکتور به «ارسال شد» تغییر می­یابد و در صورتی که خطا داشت وضعیت به «خطا-جزئیات» تغییر می­کند و اگر در حالت انتظار قرار گرفت وضعیت به «ارسال مجدد» تغییر می­یابد (تصویر شماره13).

تصویر شماره13

با کلیک بر روی وضعیت «خطا-جزئیات» لیست خطاها نمایان می­شود. بایستی تمامی خطاها بررسی و رفع شوند. بعد از رفع خطاها دوباره رو دکمه «ارسال» کلیک کنید. ‌در صورت صحیح بودن اطلاعات ارسال انجام خواهد شد و در سامانه ثبت می­شود و وضعیت به حالت «ارسال شد» تغییر می­یابد. ولی اگر ارسال (به هر دلیل) در انتظار ارسال قرار گرفت در قسمت وضعیت فاکتورها حالت «ارسال مجدد» نشان داده می­شود. کاربر باید فرایند ارسال را تا زمانی ادامه دهد که وضعیت فاکتور از «ارسال مجدد» به «ارسال شد» تغییر یابد (تصویر شماره14).

تصویر شماره14

لازمه رفع خطاها ایجاد تغییرات در اطلاعات قبلی (شامل: تعداد، مبلغ، شماره اقتصادی فاکتور و تاریخ فاکتور) است. زمانی که تغییری ایجاد می­شود نرم افزار به صورت هوشمند تغییرات را شناسایی نموده و در قالب پیام «در فاکتورهای آماده ارسال مغایرت وجود دارد» نمایش می­دهد (تصویر شماره15).

تصویر شماره15

وقتی این پیام تأیید شود، فاکتورهایی که مغایرت دارند در جدول نمایش داده می­شوند (تصویر شماره 16).

تصویر شماره 16

 با کلیک بر روی دکمه «بروزرسانی» پیغام «فاکتورهای نمایش داده شده بروزرسانی می­شوند» ظاهر می­شود. با تأیید این پیام، اطلاعات بروزرسانی خواهد شد و برای فراخوانی مجدد، فرم سامانه مؤدیان بسته می­شود (تصویر شماره17).

تصویر شماره 17

در نهایت، کاربر دوباره باید سامانه مؤدیان را باز کرده و مراحل بالا را تا ارسال نهایی فاکتورهای باقیمانده ادامه دهد.