• تعریف حساب Ctrl+N))

اولین گام برای شروع حسابداری تعریف حساب ها در سطوح مختلف می‏باشد. لازم به ذکر است که در اين نرم افزار، حساب ها در چهار سطح: سرفصل، کل، معین و تفصیلی قابلیت تعریف دارند و تنها زمانی در اسناد مربوطه اعم از فاکتور فروش، فاکتور خرید، سند حسابداری، برگه دریافت و پرداخت، دفتر چک دریافتی و پرداختی و ... و همچنین تعریف پیش فرض های اسناد هوشمند  و ... اثرگذار هستند که تا آخرین سطح مربوطه یعنی سطح تفصیلی تعریف شده باشند، در غیر اینصورت امکان ثبت و ذخیره اسناد حسابداری وجود ندارد.

به تعبیر دیگر تنها حساب‏های تفصیلی در فرمها و برگه های مختلف اعم از سند حسابداری، فاکتور فروش، دفتر چک و ... قابل رویت و انتخاب خواهند بود.

دو راه برای تعریف حساب ها وجود دارد:

الف. اگر در هنگام ایجاد شرکت گزینه "تعریف کدینگ به صورت پیش فرض تا سطح معین" تیک زده شود، نرم افزار به صورت هوشمند تا سطح معین به معرفی حساب میپردازد و تنها کاری که توسط کاربر انجام می‏شود، اینست که حساب‏های تفصیلی را بر اساس نیاز و سلیقه سازمان به حساب‏های ایجاد شده اضافه کند و یا به تعبیر دیگر تنها نام حساب‏های تفصیلی را در دسته بندی پیش فرض نرم افزار تعریف نماید.

ب. ولی اگر گزینه "تعریف کدینگ توسط کاربر" تیک زده شود، کاربر باید میزان طول کدینگ را در هریک از سطوح سرگروه، کل، معین و تفصیلی به صورت دستی وارد کند که این به صورت الگو در نرم افزار ثبت می‏شود و در هنگام "تعریف حساب ها" در منوی "اطلاعات پایه" باید از این الگو تبعیت کند و در حین تعریف حساب ها و وارد کردن کدهای مورد نظر، میزان طول کدینگ نباید از حد تعریف شده تجاوز کند.

برای تعریف کدینگ حساب توسط کاربر به منوی "اطلاعات پایه" رفته و از آنجا "معرفی حساب" و سپس "تعریف حساب ها" انتخاب شود. ابتدا دکمه "جدید" را زده و سپس با توجه به نیاز خود "کد سرفصل"، "نام سرفصل" وارد و سپس "نوع سرفصل" از کرکره ی مربوطه انتخاب شود و در آخر دکمه "ثبت" جهت تایید نهایی زده شود. بعد از ثبت کد و نام حساب سرفصل به پنجره پایین اضافه می‏شود.

حال میتوان با انتخاب "ایجاد حساب کل" در مقابل حساب سرفصل ایجاد شده حساب کل مورد نیاز را در همینجا تعریف کرد و یا به منوهای بالای پنجره رفته و از آنجا "تعریف حساب کل"، "تعریف حساب معین" و "تعریف حساب تفصیلی " رفته و با وارد کردن کد و نام حساب گروه بالاتر و آدرس دهی حساب‏های مورد نیاز خود را تا سطح تفصیل معرفی کرد.

در ضمن اگر نیاز به حذف یا ویرایش حساب سرفصل باشد میتوان در همین مرحله با انتخاب "حذف" یا "ویرایش" اصلاحات مورد نظر را انجام داد.

خاطر نشان می‏شود که حتما بعد از تعریف حساب تا سطح تفصیل به منوی "ثبت اطلاعات تکمیلی" که در بالای همین فرم می‏باشد رفته و در آنجا اطلاعات کلی اعم از آدرس، تلفن، کدپستی، شناسه ملی و غیره و همچنین سقف بدهکاری یا بستانکاری مجاز برای هریک از حساب ها در این قسمت وارد و در نهایت برای ذخیره اطلاعات وارد شده دکمه "ثبت" زده شود.